En novembre 2019, la Commission de l'immigration et du statut de réfugié du Canada (CISR) a lancé un projet de portail libre-service sécuritaire et en ligne appelé Mon dossier. Le 26 octobre 2020, la CISR a publié un
avis de pratique et a entamé la deuxième phase du projet en ajoutant la fonction d'échange de documents sécurisés à Mon dossier.
S'inscrire au portail Mon dossier
Dans la deuxième phase, l'inscription à Mon dossier est devenue disponible à tous les conseils ayant un dossier actif devant la Commission.
Fonction de délégation
La phase 3 du portail Mon dossier introduit des fonctions de délégation, offrant aux conseils la possibilité d'ajouter jusqu'à 4 délégués à leur compte Mon dossier. Les délégués peuvent consulter et télécharger des documents et envoyer des documents à la CISR au nom du conseil.
Les fonctionnalités supplémentaires que nous explorons sont les suivantes :
- L'accès doit être étendu aux clients et aux représentants désignés
- Soumission de demandes de renseignements spécifiques à un dossier
- Soutien à la liste d'expositions
- Accès aux transcriptions audio
- Remplissage de formulaires et signatures électroniques
Nous recommandons vivement à tous les conseils ayant un dossier actif de s'inscrire à Mon dossier en appelant le service de dépannage Mon dossier au 1-833-777-2433 ou en nous envoyant un courriel à l'une des adresses suivantes :
Bureau régional de l'Ouest :
IRB.mycasewestern-mondossierouest.CISR@irb-cisr.gc.ca
Bureau régional du Centre :
IRB.mycasecentral-mondossiercentre.CISR@irb-cisr.gc.ca
Bureau régional de l'Est :
irb.MyCaseEastern-mondossierEst.cisr@cisr-irb.gc.ca
Assurez-vous d'utiliser ces coordonnées uniquement pour des questions en lien avec le portail Mon dossier. Pour toute autre question liée au tribunal, veuillez communiquer avec le
bureau régional qui traite le dossier.
Comment s'inscrire
Étapes
- Remplir le formulaire d'inscription que vous avez reçu avec votre invitation et nous le renvoyer.
- Nous communiquerons avec vous pour organiser une rencontre à distance via MS Teams ou Cisco Webex, où nous confirmerons votre identité de façon officielle.
- Nous vous enverrons l'URL du portail Mon dossier ainsi qu'un code d'invitation dont vous aurez besoin plus tard dans le processus d'inscription.
- Lors de votre première connexion au portail Mon dossier, vous devrez créer une CléGC, en utiliser une que vous avez déjà ou sélectionner l'un des partenaires de connexion. Une fois connecté, vous devrez entrer le code d'invitation de l'étape 3.
- Vous recevrez un code d'accès par SMS, que vous devrez entrer pour confirmer votre identité.
La prochaine fois que vous vous connecterez au portail Mon dossier, vous aurez seulement besoin de votre CléGC ou partenaire de connexion.
Délégation de l'accès aux dossiers et de la communication de documents
Vous pouvez ajouter jusqu'à quatre personnes déléguées à la fois. Pour ce faire, accéder à votre profil, puis cliquer sur Ajouter un ou une délégué(e). Entrer les renseignements nécessaires, puis accepter les conditions. Les personnes que vous avez déléguées recevront par courriel une invitation à s'inscrire à Mon dossier.
Vous envoyez des documents à la CISR?
Vous pouvez ajouter jusqu'à cinq pièces jointes par communication. Les documents ne doivent pas dépasser 50 Mo et doivent être en format PDF. Veuillez noter que les autres formats, comme les fichiers audio, ne sont pas acceptés sur le portail.
Documents pouvant être transmis via Mon dossier
Voici des exemples de documents pouvant être échangés sur Mon dossier :
- Formulaires des sections
- Demandes
- Communication de documents
- Observations écrites
Tous les documents, y compris ceux contenant des renseignements personnels, peuvent être échangés sur Mon dossier. Le portail est conçu pour l'échange de documents dont la classification est inférieure ou égale à « Protégé B ».
Divulgation
Aux fins de divulgation, combiner tous les documents en un seul fichier PDF dont les pages sont numérotées. Si vous avez plus d'un document, ajouter une table des matières au début du fichier PDF et numéroter les différents documents. Ne pas ajouter à votre fichier PDF les documents qui ne font pas partie de la divulgation.
Documents qui ne font pas partie de la divulgation
Ne téléverser qu'un seul fichier PDF par sujet. Par exemple, éviter de combiner un changement d'adresse et une demande pour changer l'heure et la date d'une audience. Ces deux documents doivent être envoyés sous forme de deux fichiers PDF différents.
Avis d'appel
Les documents ne peuvent être échangés via Mon dossier qu'une fois qu'un appel a été déposé. Ainsi, les avis d'appel ne peuvent être transmis par le portail.
Déclaration de signification
Les règles des sections mentionnent clairement le moment où il faut signifier le document au ministre ou à une autre partie. Veuillez consulter
le site Web de la CISR si vous avez des doutes. Au moment d'envoyer le document par voie électronique, remplir la section Déclaration de signification si les règles de la section l'exigent.
Date de réception
Nous considérons que la date de réception d'un document est celle indiquée par l'horodatage électronique dans Mon dossier (heure de l'Est). Le document sera considéré comme ayant été rempli à temps en fonction de l'heure locale équivalente du bureau régional de la CISR qui traite le dossier. Par exemple, un document rempli pour un dossier de Vancouver portant l'horodatage 2021-04-02 01:00 sera considéré comme ayant été reçu le 2021-04-01 à 22 h.
Document rejeté
Si les documents transmis ne sont pas conformes aux procédures, sont téléversés au mauvais endroit ou contiennent de l'information sur plusieurs dossiers non connexes, la communication pourrait être rejetée. Dans ce cas, vous recevrez un courriel automatisé vous demandant d'envoyer de nouveau le document correctement.
Les documents qui sont transmis correctement dans Mon dossier peuvent être rejetés par la section s'ils ne satisfont pas à ses règles. Celle-ci vous avisera si le document est rejeté.